Abgangsinterview

Abgangsinterview: Definition und Bedeutung

Ein Abgangsinterview ist eine strukturierte Unterredung zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt. Ziel dieses Interviews ist es, wertvolle Informationen über die Beweggründe des Mitarbeiters zu sammeln, die Unternehmenskultur zu analysieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Solche Interviews bieten die Möglichkeit, ehrliches Feedback zu erhalten, das zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Unternehmensprozesse beiträgt.

Ein Abgangsinterview kann persönlich, telefonisch oder schriftlich durchgeführt werden. Die gewonnenen Erkenntnisse sind nicht nur für die Personalabteilung von Bedeutung, sondern können auch strategisch genutzt werden, um Fluktuation zu reduzieren.

Ziele und Vorteile eines Abgangsinterviews

Ein Abgangsinterview dient dazu, sowohl das Unternehmen als auch die verbleibenden Mitarbeiter zu unterstützen.

Ziele:

• Erfassung der Kündigungsgründe: Es ist von entscheidender Bedeutung, die Gründe für die Fluktuation von Mitarbeitern zu verstehen.
• Verbesserung der Arbeitsbedingungen: Im Rahmen der Analyse werden Schwachstellen in der Unternehmenskultur oder den Arbeitsprozessen identifiziert.
• Wissensübergabe: Bitte stellen Sie sicher, dass das relevante Wissen an das Team weitergegeben wird.
• Imagepflege: Ein professioneller Abschluss des Arbeitsverhältnisses ist von entscheidender Bedeutung für den Aufbau und den Erhalt eines positiven Arbeitgeberimages.

Vorteile:

• Ehrliches Feedback: Ex-Mitarbeiter zeigen sich häufig eher bereit, Verbesserungsvorschläge zu äußern.
• Reduktion der Fluktuation: Durch das Verständnis und die Behebung von Problemen können Kündigungen in Zukunft reduziert werden.
• Stärkung der Arbeitgebermarke: Ein professioneller Umgang mit austretenden Mitarbeitern fördert eine positive Wahrnehmung des Unternehmens.

Aufbau eines Abgangsinterviews

Ein gut strukturiertes Abgangsinterview besteht aus mehreren Phasen, die sicherstellen, dass alle relevanten Themen abgedeckt werden.

Ablauf:

Einleitung:

1. Zu Beginn wird eine freundliche Begrüßung ausgesprochen und darauf geachtet, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.
2. Erklärung des Zwecks und der Vertraulichkeit des Interviews.

Hauptteil:

a. Gründe für den Austritt:

• Warum haben Sie sich entschieden, das Unternehmen zu verlassen?
• Gab es spezifische Ereignisse, die Ihre Entscheidung beeinflusst haben?

b. Arbeitsbedingungen:

• Wie bewerten Sie die Unternehmenskultur, Arbeitsumgebung und Führung?
• Was hätte das Unternehmen verbessern können, um Sie zu halten?

c. Feedback zur Position:

• Welche Herausforderungen hatten Sie in Ihrer Rolle?
• Welche Verbesserungen könnten für Ihre Nachfolge getroffen werden?

Abschluss:

• Dank für die Zusammenarbeit und das Feedback.
• Im nächsten Schritt werden offene Fragen geklärt und Informationen über den weiteren Ablauf weitergegeben. Dazu zählen beispielsweise die Rückgabe von Arbeitsmitteln und Zeugnissen.

Fragenkatalog für Abgangsinterviews

Ein sorgfältig gestalteter Fragenkatalog gewährleistet, dass alle relevanten Themen angesprochen werden und das Interview zielgerichtet verläuft.
Hier einige Beispielfragen:

Allgemeine Fragen:

1. Wie haben Sie Ihre Zeit im Unternehmen empfunden?
2. Was hat Ihnen an Ihrer Arbeit am meisten gefallen?

Gründe für den Austritt:

1. Was hat Sie dazu bewogen, das Unternehmen zu verlassen?
2. Gibt es Verbesserungen, die Sie sich gewünscht hätten?

Feedback zur Organisation:

1. Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit im Team?
2. Haben Sie Verbesserungsvorschläge für die Unternehmenskultur?

Zukunftsperspektive:

1. Was hat Sie an Ihrer neuen Position oder Ihrem neuen Arbeitgeber besonders gereizt?
2. Gibt es etwas, das wir von Ihrem neuen Arbeitgeber lernen könnten?

Herausforderungen bei Abgangsinterviews

Trotz der Vorteile können bei der Durchführung von Abgangsinterviews Herausforderungen auftreten.

Mögliche Probleme:

1. Mangelnde Offenheit: Mitarbeiter zeigen sich häufig zurückhaltend, ehrliches Feedback zu geben, da sie negative Konsequenzen fürchten.
2. Unklare Ziele: Ohne klare Zielsetzung kann das Interview unstrukturiert verlaufen und nur wenige Erkenntnisse liefern.
3. Zeitmangel: Oft fehlt es den Unternehmen an der notwendigen Zeit, um die Ergebnisse auszuwerten und umzusetzen.

Lösungsansätze:

• Vertraulichkeit betonen: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Informationen anonymisiert und nicht gegen den Mitarbeiter verwendet werden.
• Gut geschulte Interviewer: Der Interviewer sollte empathisch und erfahren im Führen von Gesprächen sein.
• Systematische Auswertung: Die Ergebnisse sollten dokumentiert und analysiert werden, um gezielte Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Abgangsinterviews und deren Bedeutung für das Employer Branding

Ein professionell durchgeführtes Abgangsinterview kann das Image eines Unternehmens langfristig verbessern.

Positive Effekte:

• Mitarbeiterbindung: Die erfolgreiche Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen trägt dazu bei, die Motivation der verbleibenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu fördern.
• Ehemalige Mitarbeiter als Botschafter: Zufriedene ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen zu einem positiven Arbeitgeberimage bei.
• Qualitätssicherung: Regelmäßige Abgangsinterviews sind ein wichtiges Instrument, um strukturelle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Fazit:

Abgangsinterviews sind ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um wertvolle Einblicke in die Beweggründe ihrer Mitarbeiter für den Austritt zu gewinnen. Sie ermöglichen es, die Ursachen für Kündigungen zu identifizieren und mögliche Verbesserungen in den Arbeitsbedingungen, der Unternehmenskultur und den internen Prozessen zu ermitteln. Durch ehrliches Feedback von ehemaligen Mitarbeitern können Unternehmen die Mitarbeiterbindung stärken, Fluktuation reduzieren und ihre Arbeitgebermarke langfristig verbessern.

Ein zielgerichteter und strukturierter Ablauf sowie die Nutzung eines durchdachten Fragenkatalogs sind für die Gesprächsführung von entscheidender Bedeutung. Trotz möglicher Herausforderungen, wie mangelnder Offenheit oder Zeitmangel, bieten Abgangsinterviews enorme Chancen, die Unternehmensqualität kontinuierlich zu sichern und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen. Ein professioneller Umgang mit austretenden Mitarbeitern kann die Wahrnehmung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber fördern und langfristig zu einer positiven Entwicklung des Unternehmens beitragen.