Digitale Personalakte – Elektronische Personalakte – Mitarbeiterakte
Digitale Personalakte
Die moderne HR-Lösung für die Personalverwaltung
Digitale Personalakten führen Personaldaten und Dokumente zentral an einem sicheren Ort zusammen. Sie ermöglichen einen schnellen Zugriff, reduzieren den Papieraufwand und sparen wertvolle Zeit. So wird die Personalverwaltung übersichtlicher und moderner.
Digitalisierung und Vorteile der digitalen
Personalakte für Unternehmen
Eine elektronische Personalakte bietet alle Funktionen einer herkömmlichen Personalakte, jedoch ohne den Platzbedarf und den Aufwand für Papierdokumente. Ihre Daten werden sicher und zentral in unserer Cloud in Deutschland gespeichert.
Moderne Lösungen in der digitalen Personalakte und unserer All-in-One HR-Software
Maximieren Sie Ihre Personalverwaltung mit der modernen Personalakte.
Profitieren Sie von unserer All-in-One HR-Software und zentraler Datenspeicherung und einfacher Dokumentenverwaltung!
- Zentrale Datenspeicherung: Alle Mitarbeiterinformationen werden sicher an einem Ort gespeichert.
- Einfache Dokumentenverwaltung: Laden Sie Arbeitsverträge und Zertifikate mühelos hoch und verwalten Sie diese.
- Zugriffssteuerung: Definieren Sie Benutzerrechte, um den Zugang zu sensiblen Daten zu steuern.
- Schnelle Suchfunktion: Finden Sie Mitarbeiterinformationen in Sekundenschnelle mit effektiven Such- und Filteroptionen.
- Integration mit bestehenden HR-Systemen: Synchronisieren Sie Daten automatisch mit Ihrer vorhandenen HR-Management-Software.
Einführung einer virtuellen Personalakte: Mehr Wirksamkeit und Zeitersparnis für das Personalwesen
Die virtuelle Personalakte spart Zeit und Platz: Mit nur wenigen Klicks sind alle Daten sofort verfügbar, und zeitraubendes Suchen in Papierdokumenten entfällt.
Das Ergebnis: optimierte Abläufe und reduzierte Verwaltungskosten.
- Minimierte Verwaltungskosten: Der Einsatz der elektronischen Personalakte reduziert die Kosten für die Papierverwaltung auf nahezu null.
- Kein Platzbedarf: Da alle Dokumente digital gespeichert werden, entfällt der Bedarf für physische Archivräume vollständig.
- Zeitersparnis: Reduzieren Sie die Zeit für Dokumentensuche von Minuten auf Sekunden, indem Sie auf alle Informationen mit wenigen Klicks zugreifen.
Elektronische Sicherheit und Datenschutz -
für die digitale Personalakte in unserer Cloud
Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist der Datenschutz besonders wichtig.
Die moderne Personalakte erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und sorgt für den Schutz sensibler Informationen.
Die Software gewährleistet die Einhaltung aktueller Datenschutzrichtlinien und schützt sensible Personaldaten vor unbefugtem Zugriff.
Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf spezifische Informationen, was den Schutz der Daten sicherstellt.
Verträge oder Vertragsänderungen können sicher und regelkonform über Serienbriefe erstellt und verschickt werden.
Schützen Sie Ihre sensiblen Daten mit modernsten Sicherheitsmaßnahmen und erfüllen Sie alle Datenschutzanforderungen.
Starten Sie jetzt mit der digitalen Personalakte!
Viele Vorteile bietet die elektronische Personalakte:
Funktionen zum Thema im Überblick
Die elektronische Personalakte bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Modernisierung Ihrer Personalverwaltung. Zentrale Datenspeicherung, individuelle Zugriffssteuerung und automatisierte Onboarding-Prozesse optimieren Ihre HR-Abläufe und erhöhen die Sicherheit. Optimieren Sie Ihre Personalprozesse und profitieren Sie von einem transparenten und datenbasierten Personalmanagement!
Zentralisierte Datenspeicherung
Alle relevanten Informationen (z. B. persönliche Daten, Verträge, Leistungsbeurteilungen) sind an einem Ort gespeichert.
Dokumentenverwaltung
Sie haben die Möglichkeit, Dokumente wie Arbeitsverträge, Zertifikate und Schulungsnachweise einfach hochzuladen, zu organisieren und zu verwalten.
Benutzerspezifische Zugriffssteuerung
In dieser Funktion legen Sie die Benutzerrechte fest, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.
Such- und Filterfunktionen
Durch leistungsfähige Such- und Filteroptionen können Informationen in kürzester Zeit gefunden werden.
Integration in HR-Systeme
Die digitale Personalakte kann an bestehende HR-Management-Software angebunden werden, um eine automatische Synchronisierung der Daten zu ermöglichen.
Verlauf und Änderungsprotokoll
Jede Änderung an den Dokumenten und Daten wird protokolliert, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
E-Mail- und Benachrichtigungsfunktionen
Automatische Erinnerungen für wichtige Fristen oder Schulungen erleichtern die Personalverwaltung.
Reporting und Analysen
Erstellen Sie Berichte über Mitarbeiterdaten, beispielsweise zu Fluktuationsraten oder Schulungsbedarfen.
Datenschutz und Compliance
Die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorgaben ist für uns eine Selbstverständlichkeit, denn wir schützen Ihre personenbezogenen Daten.
Self-Service-Portal
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten zu aktualisieren, Dokumente einzusehen und Anfragen zu stellen.
Mobile Zugänglichkeit
Der Zugriff auf die digitale Personalakte kann von überall aus erfolgen, um Flexibilität zu gewährleisten.
Onboarding-Prozesse
Zur Unterstützung des Prozesses der Integration neuer Mitarbeiter werden automatisierte Abläufe und Checklisten eingesetzt.
Die elektronische Personalakte ist eine zeit- und kosteneffiziente Lösung, die die Optimierung von Personalprozessen ermöglicht. Diese moderne Lösung bietet Transparenz und Sicherheit für Unternehmen jeder Größenordnung.
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Benötigen Sie weitere Informationen zu unserer digitalen Personalakte?
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Personalakte
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ersetzt die herkömmliche Papierakte und speichert alle Mitarbeiterdaten elektronisch. Dies führt zu einer erheblichen Zeit- und Platzersparnis bei der Personalverwaltung.
Unsere elektronische Personalakte ist eine moderne digitale Lösung zur Optimierung der Verwaltung von Personaldokumenten in der Personalabteilung. Die Umstellung auf die digitale Personalakte ermöglicht den Verzicht auf Papier, was zu einer Zeit- und Kosteneinsparung führt. Die Dokumente werden in der Cloud gespeichert und sind dort kostenlos abrufbar.
Unsere cloudbasierte Personalakte sorgt für eine übersichtliche Ablage der Bewerbungsunterlagen und anderer Informationen und Dokumente. Die Digitalisierung in der Personalabteilung entlastet berechtigte Mitarbeiter und ermöglicht gemäß den DSGVO-Regeln und GoBD-Vorgaben einen eingeschränkten Zugriff.
Die Umstellung auf unsere Personalakte etabliert digitale Workflows, die den Aktenschrank im Büro überflüssig machen.
Müssen Unternehmen Personalakten digital führen?
Die Führung einer elektronischen Personalakte ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie erleichtert jedoch den Arbeitsalltag durch bessere Organisation und einfacheren Zugriff.
Für Unternehmen stellt sich jedoch die Frage, ob die Führung von Personalakten in digitaler Form verpflichtend ist. Die Einführung einer E-Akte bietet zahlreiche Vorteile. Mit HR-Software können Personaldokumente in elektronischer Form archiviert werden, was die Führung und Aufbewahrung von Büchern vereinfacht und Personalakten entlastet.
Die E-Akte enthält Notizen und Personaldaten, die jederzeit digital abgerufen werden können. Dabei ist die DSGVO zu beachten, um die erforderlichen Berechtigungen zu regeln. Analog geführte Papierakten sind nicht mehr zeitgemäß, weshalb eine Digitalisierung von Personalakten sinnvoll ist.
Die Unterstützung eines Betriebsrats bei der Einführung einer elektronischen Personalakte, auch als E-Akte bekannt, kann dabei helfen, die GoBD-Vorgaben zu erfüllen. Unsere Personalakte ermöglicht eine praktische Digitalisierung und Verwaltung der Personalakten und fördert eine moderne HR-Praxis.
Welche Informationen sind in der digitalen Personalakte enthalten?
In der E-Akte, auch als elektronische Personalakte bekannt, können alle relevanten Daten wie Stammdaten, Verträge, Weiterbildungen, Leistungsbeurteilungen und Informationen zu Arbeitsunfällen oder Sicherheitsausrüstung hinterlegt werden.
Die E-Akte enthält eine Vielzahl von Daten und Dokumenten, die für das Human Resources (HR) Management von Bedeutung sind. Die digitale Personalakte ermöglicht die Archivierung und den Zugriff auf digitale Akten in Papierform.
Die Digitalisierung der Personalakten bietet zahlreiche Vorteile, darunter die Entlastung der HR-Abteilungen bei der Personalakte pflicht. Die Einführung einer geeigneten Software ermöglicht es Unternehmen, von der Effizienz der cloudbasierten Personalakte sowie der Möglichkeit, Personalakten herunterzuladen und zu digitalisieren, zu profitieren.
Die digitale Personalakte bündelt alle relevanten Informationen und vereinfacht das Management der Mitarbeiterdaten erheblich. Diese moderne Herangehensweise unterstützt die Einhaltung der GoBD und gewährleistet, dass die digitale Personalakte jederzeit und überall verfügbar ist.
Wie trägt die digitale Personalakte zur Datensicherheit bei?
Die digitale Personalakte implementiert umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.
Können Mitarbeiter auf ihre Daten zugreifen?
Selbstverständlich haben Mitarbeiter über ein Self-Service-Portal die Möglichkeit, ihre Daten einzusehen und zu aktualisieren.
Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, insbesondere im Bereich der elektronischen Akte in der Personalabteilung.
Unsere Personalakte enthält eine digitale Personalakte, die es berechtigten Mitarbeitern ermöglicht, von überall auf ihre Daten zuzugreifen und diese zu archivieren. Im Rahmen des Employee Self-Service können Mitarbeiter ihre Informationen zu jeder Zeit einsehen und von unserer HR-Software profitieren.
Wie integriert sich die digitale Personalakte in bestehende Systeme?
Die Verbindung mit vorhandenen HR-Systemen ist problemlos möglich, zudem wird eine automatische Datensynchronisierung ermöglicht.
Die E-Akte wird zunehmend in bestehende Systeme integriert, um den Zugriff auf Personalakten zu optimieren. Die Integration in die vorhandene HR-Software ermöglicht eine Optimierung der Prozesse im Unternehmen. Das Thema elektronische Personalakte umfasst zudem Rollen und Rechte, um das Recht auf Einsicht gemäß § 195 BGB zu gewährleisten.
Unsere elektronische Personalakte ermöglicht einen digital abgelegten Zugang zu Personalakten und erleichtert so die Verwaltung und den Austausch von Informationen in Form und Struktur. Dadurch wird die Transparenz innerhalb der HR-Prozesse gesteigert.
