Digitale Personalakte | Elektronische Personalakte | Mitarbeiterakte
Digitale Personalakte
Die moderne HR-Lösung für alle Branchen
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Personalakte! Diese fortschrittliche HR-Management-Software optimiert Ihre Mitarbeiterverwaltung durch zentrale Datenspeicherung, gewährleistet Datenintegrität und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Digitalisierung und Vorteile der digitalen
Personalakte für Unternehmen
Eine elektronische Personalakte bietet alle Funktionen einer traditionellen Personalakte, jedoch ohne den Platzbedarf und den Aufwand für Papierdokumente. Ihre Daten sind sicher und zentral gespeichert.
Moderne Lösungen in der digitalen Personalakte und der HR Software
Maximieren Sie Ihre Personalverwaltung mit der digitalen Personalakte.
Profitieren Sie von zentraler Datenspeicherung und einfacher Dokumentenverwaltung!
- Zentrale Datenspeicherung: Alle Mitarbeiterinformationen werden sicher an einem Ort gespeichert.
- Einfache Dokumentenverwaltung: Laden Sie Arbeitsverträge und Zertifikate mühelos hoch und verwalten Sie diese.
- Zugriffssteuerung: Definieren Sie Benutzerrechte, um den Zugang zu sensiblen Daten zu steuern.
- Schnelle Suchfunktion: Finden Sie Mitarbeiterinformationen in Sekundenschnelle mit effektiven Such- und Filteroptionen.
- Integration mit bestehenden HR-Systemen: Synchronisieren Sie Daten automatisch mit Ihrer vorhandenen HR-Management-Software.
Einführung einer Digitalen Personalakte: Mehr Wirksamkeit und Zeitersparnis für HR-Abteilungen
Die virtuelle Personalakte spart Zeit und Platz: Mit nur wenigen Klicks sind alle Daten sofort verfügbar, und zeitraubendes Suchen in Papierdokumenten entfällt.
Das Ergebnis: optimierte Abläufe und reduzierte Verwaltungskosten.
- Minimierte Verwaltungskosten: Der Einsatz der digitalen Personalakte reduziert die Kosten für die Papierverwaltung auf nahezu null.
- Kein Platzbedarf: Da alle Dokumente digital gespeichert werden, entfällt der Bedarf für physische Archivräume vollständig.
- Zeitersparnis: Reduzieren Sie die Zeit für Dokumentensuche von Minuten auf Sekunden, indem Sie auf alle Informationen mit wenigen Klicks zugreifen.
Elektronische Sicherheit und Datenschutz -
für Ihre digitale Personalakte
Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist der Datenschutz besonders wichtig.
Die digitale Personalakte erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und sorgt für den Schutz sensibler Informationen.
Die Software gewährleistet die Einhaltung aktueller Datenschutzrichtlinien und schützt sensible Personaldaten vor unbefugtem Zugriff.
Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf spezifische Informationen, was den Schutz der Daten sicherstellt.
Verträge oder Vertragsänderungen können sicher und regelkonform über Serienbriefe erstellt und verschickt werden.
Schützen Sie Ihre sensiblen Daten mit modernsten Sicherheitsmaßnahmen und erfüllen Sie alle Datenschutzanforderungen.
Starten Sie jetzt mit der digitalen Personalakte!
Viele Vorteile bietet die digitale Personalakte:
Funktionen zum Thema digitale Personalakte im Überblick
Die digitale Personalakte bietet Ihnen eine Vielzahl an Funktionen, mit denen Sie Ihre Personalverwaltung modernisieren können. Die zentrale Datenspeicherung, individuelle Zugriffssteuerungen und automatisierte Onboarding-Prozesse optimieren Ihre Prozesse und erhöhen die Sicherheit. Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse und profitieren Sie von einer transparenten und datengestützten Personalverwaltung!
Zentralisierte Datenspeicherung:
Alle relevanten Informationen (z. B. persönliche Daten, Verträge, Leistungsbeurteilungen) sind an einem Ort gespeichert.
Dokumentenverwaltung:
Sie können Dokumente wie Arbeitsverträge, Zertifikate und Schulungsnachweise einfach hochladen, organisieren und verwalten.
Benutzerspezifische Zugriffssteuerung:
Legen Sie Benutzerrechte fest, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können.
Such- und Filterfunktionen:
Informationen können schnell durch leistungsfähige Such- und Filteroptionen gefunden werden.
Integration in HR-Systeme:
Die digitale Personalakte kann an bestehende HR-Management-Software angebunden werden, um Daten automatisch zu synchronisieren.
Verlauf und Änderungsprotokoll:
Jede Änderung an den Dokumenten und Daten wird protokolliert, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
E-Mail- und Benachrichtigungsfunktionen:
Automatische Erinnerungen für wichtige Fristen oder Schulungen erleichtern die Personalverwaltung.
Reporting und Analysen:
Erstellen Sie Berichte über Mitarbeiterdaten, beispielsweise zu Fluktuationsraten oder Schulungsbedarfen.
Datenschutz und Compliance:
Die Einhaltung der Datenschutzvorgaben wird gewährleistet, um personenbezogene Daten zu schützen.
Self-Service-Portal:
Mitarbeiter können ihre eigenen Daten aktualisieren, Dokumente einsehen und Anfragen stellen.
Mobile Zugänglichkeit:
Sie können von überall aus auf die digitale Personalakte zugreifen, um Flexibilität zu gewährleisten.
Onboarding-Prozesse:
Unterstützung bei der Integration neuer Mitarbeiter durch automatisierte Abläufe und Checklisten.
Mit der digitalen Personalakte verbessern Sie Ihre Personalprozesse, sparen wertvolle Zeit und senken Kosten. Diese moderne Lösung bietet Transparenz und Sicherheit für Unternehmen jeder Größe.
Die digitale Personalakte und All-in-One-HR-Managementlösungen
für Ihr Unternehmen
Einfach anpassbar an individuelle Anforderungen mit Arbeitszeiterfassungsprogramm
Die All-in-One-Zeitmanagementlösung lässt sich unkompliziert an spezifische Bedürfnisse und besondere Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Des Weiteren können visuelle Anpassungen vorgenommen sowie Geschäftsregeln, Arbeitsabläufe und Prozesse konfiguriert werden. Unternehmen können die Software exakt auf ihre Bedürfnisse zuschneiden, um eine optimale Integration in bestehende Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Nahtlose Schnittstellen zu externen Systemen für effiziente Zeiterfassung
Unsere Zeitmanagement-Software verfügt über standardisierte APIs (Application Programming Interfaces), sodass eine unkomplizierte Anbindung an externe Systeme, Anwendungen oder Datenbanken möglich ist. Der bidirektionale Austausch von Informationen in Echtzeit gewährleistet eine konsistente Synchronisation zwischen verschiedenen Plattformen und steigert somit die Genauigkeit der Zeiterfassung.
Eine Zeitmanagement-Lösung – Mehrere Programm-Module für maximale Flexibilität
Unsere Zeiterfassung ist eine modular aufgebaute Software-Lösung, die aus mehreren Programmmodulen mit spezifischen Funktionen besteht. Die modular aufgebaute Lösung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Personalprozesse wirksam und flexibel zu gestalten.
Lauffähig auf jeder Plattform: Zeiterfassung online, per iphone oder Android Smartphone
HRTime Zeiterfassung funktioniert auf jeder Plattform – ob im Webbrowser oder mobil auf verschiedensten Geräten. Damit bieten wir Unternehmen und Mitarbeitern jederzeit und überall eine verlässliche Zeiterfassung.
Spezielle Branchenfunktionen in der Zeiterfassungssoftware
Die spezialisierten Branchenfunktionen der Software zielen darauf ab, branchenspezifische Abläufe zu optimieren. Durch die direkte Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse wird die Wirksamkeit gesteigert und eine nahtlose Integration in bestehende Unternehmensstrukturen ermöglicht.
Abbildung der Unternehmens-Organisationsstruktur in der Zeiterfassungssoftware
Die HRTime-Zeiterfassungssoftware bietet die Möglichkeit, die Unternehmensorganisationsstruktur detailliert abzubilden. Eine klare Darstellung von Hierarchien, Verantwortlichkeiten und Beziehungen innerhalb eines Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung, um die Verwaltung der Zeiterfassung zu vereinfachen.
Detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept für sichere Zeiterfassung
Ein umfassendes Rollen- und Berechtigungskonzept in unserer Arbeitszeitsoftware gewährleistet eine genaue Steuerung des Datenzugriffs. Dies ist essenziell, um sensible Informationen zu schützen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Mitarbeiter auf die für ihre Aufgaben relevanten Funktionen zugreifen können.
Mitarbeiter- und Vorgesetzten-Self-Services für eine effiziente Zeiterfassung
Unsere Zeiterfassungssoftware verfügt über Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Diese ermöglichen eine einfache und eigenständige Verwaltung personalbezogener Aufgaben. Dadurch wird der administrative Aufwand reduziert, die Transparenz gesteigert und die Arbeitsabläufe für alle Beteiligten optimiert.
HRTime: Umfassende Funktionen für Ihre digitale Personalakte und digitale Zeiterfassung
Optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse mit den vielseitigen Funktionen von HRTime – Jetzt mehr erfahren!
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FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Personalakte
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ersetzt die herkömmliche Papierakte und speichert alle Mitarbeiterdaten elektronisch. Dies spart Platz und Zeit bei der Verwaltung.
Eine digitale Personalakte ist eine moderne digitale Lösung zur effizienten Verwaltung von Personaldokumenten innerhalb der HR-Abteilung. Mit der Einführung der digitalen Personalakte wird der Verzicht auf Papier ermöglicht, was sowohl Zeit und Geld spart, als auch kostenlos in der Cloud gespeichert werden kann.
Diese digitale Personalakte sorgt für eine übersichtliche Ablage der Bewerbungsunterlagen und anderer Informationen und Dokumente. Die Digitalisierung in der Personalabteilung entlastet berechtigte Mitarbeiter und ermöglicht eingeschränkten Zugriff gemäß den DSGVO-Regeln und GoBD-Vorgaben.
Durch die Umstellung auf die digitale Personalakte werden digitale Workflows etabliert, die den Aktenschrank im Büro überflüssig machen. Mit HR-Software wie DATEV kann die digitale Personalakte problemlos digitalisiert und heruntergeladen werden.
Müssen Unternehmen Personalakten digital führen?
Nein, die Führung einer elektronischen Personalakte ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie erleichtert jedoch den Arbeitsalltag durch bessere Organisation und einfacheren Zugriff.
Müssen Unternehmen Personalakten digital führen? Die Einführung einer digitalen Personalakte bietet zahlreiche Vorteile. Mit HR-Software können Personaldokumente in elektronischer Form archiviert werden, was die Führung und Aufbewahrung von Büchern vereinfacht und Personalakten entlastet.
Die digitale Personalakte enthält Notizen und Personaldaten, die jederzeit digital abgerufen werden können. Dabei ist die DSGVO zu beachten, um Berechtigungen zu regeln. Analog geführte Papierakten sind nicht mehr zeitgemäß, weshalb eine Digitalisierung von Personalakten sinnvoll ist.
Ein Betriebsrat kann bei der Einführung einer digitalen Personalakte unterstützen, um die GoBD-Vorgaben zu erfüllen. Die digitale Personalakte ermöglicht es, Personalakten effizient zu digitalisieren und zu verwalten, was eine moderne HR-Praxis fördert.
Welche Informationen sind in der digitalen Personalakte enthalten?
Alle relevanten Daten wie Stammdaten, Verträge, Weiterbildungen, Leistungsbeurteilungen und Informationen zu Arbeitsunfällen oder Sicherheitsausrüstung können in der digitalen Personalakte hinterlegt werden.
Die digitale Personalakte enthält eine Vielzahl von Daten und Dokumenten, die für das Human Resources (HR) Management von Bedeutung sind. Neben allgemeinen Personaldaten jederzeit verfügbar, ermöglicht die digitale Personalakte Software die Archivierung und den Zugriff auf digitale Akten in Papierform.
Die Digitalisierung der Personalakten bietet zahlreiche Vorteile, darunter die Entlastung der HR-Abteilungen bei der Personalakte pflicht. Durch die Einführung einer passenden Software können Unternehmen von der Effizienz der digitalen Personalakte sowie der Möglichkeit, Personalakte herunterladen und Personalakte digitalisieren, profitieren.
Innerhalb der digitalen Akte lassen sich alle relevanten Informationen bündeln, was die Personalakte ablegen und das Management der Mitarbeiterdaten erheblich vereinfacht. Diese moderne Herangehensweise unterstützt die Einhaltung der GoBD und gewährleistet, dass die digitale Personalakte jederzeit und überall verfügbar ist.
Alle relevanten Daten wie Stammdaten, Verträge, Weiterbildungen, Leistungsbeurteilungen und Informationen zu Arbeitsunfällen oder Sicherheitsausrüstung können in der digitalen Personalakte hinterlegt werden.
Wie trägt die digitale Personalakte zur Datensicherheit bei?
Die digitale Personalakte implementiert umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten.
Können Mitarbeiter auf ihre Daten zugreifen?
Ja, über ein Self-Service-Portal haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Daten einzusehen und zu aktualisieren.
Immer mehr Unternehmen führen eine digitale Personalakte ein, die Vorteile bietet die digitale Personalakte in der personal Arbeit. Diese Personalakte enthält eine digitale personalakte, die es berechtigten Mitarbeiter von überall ermöglicht, auf ihre daten zuzugreifen und diese zu archivieren. Im Prinzip des employee self service können Mitarbeiter wer wann Informationen einsehen und profitieren sie von unserer HR-Software.
Die digitale Personalakte entlastet nicht nur die HR-Abteilung, sondern sorgt auch dafür, dass sensiblen daten umgegangen wird. Mit einer regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren bleibt die Datenlage stets aktuell. Gibt noch weitere Aspekte, die in Zeiten des Fachkräftemangels von Bedeutung sind, um die Personalakte lassen zu können.
Wie integriert sich die digitale Personalakte in bestehende Systeme?
Sie lässt sich problemlos mit vorhandenen HR-Systemen verbinden und ermöglicht eine automatische Datensynchronisierung.
Die digitale Personalakte wird zunehmend in bestehende Systeme einführen, um den Zugriff auf Personalakten zu optimieren. Durch die Integration in HR Software können Prozesse im Unternehmen effizienter gestaltet werden. Das Thema digitale Personalakte umfasst zudem Rollen und rechten, um das recht auf Einsicht gemäß § 195 BGB zu gewährleisten.
Zudem ermöglicht die digitale Personalakte einen digital abgelegten Zugang zu Personalakten, wodurch die Verwaltung und der Austausch von Informationen in form sowie Struktur erleichtert werden. Damit wird die Transparenz innerhalb der HR-Prozesse gesteigert.
