Die Zeiterfassung Pflicht ab 2025: stellt Unternehmen vor große Herausforderungen – doch nicht alle müssen digital nachrüsten! Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt: Systematische Dokumentation ist Pflicht, aber die konkreten Regeln hängen von Ihrer Branche ab.
Während einige Unternehmen bereits digital aufgerüstet haben, fragen sich viele: „Betrifft das auch mich?“ oder „Gibt es Ausnahmen?“. Denn der Gesetzgeber hat klare Vorgaben gemacht, jedoch gelten nicht alle Regeln für jeden Betrieb.
In diesem Guide klären wir nicht nur, wer die digitale Zeiterfassung Pflicht wirklich trifft, sondern auch, welche Branchen und Betriebe verschont bleiben. Zudem verraten wir einzigartige Beispiele und praxiserprobte Tipps, mit denen Sie garantiert auf der sicheren Seite sind – ganz ohne Stechuhr-Stress!
Zeiterfassung Pflicht: Wer muss digitale Systeme nutzen?
Stellen Sie sich vor: Sie leiten eine Mittelstands-Klinik mit 50 Angestellten. Pflegekräfte, Ärzte und Verwaltung arbeiten im Schichtbetrieb. Hier ist die Zeiterfassung Pflicht nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch praktisch unverzichtbar. Warum?
- Komplexe Schichtpläne erfordern präzise Dokumentation, denn Fehler können schnell zu Überlastung führen.
- Überstunden müssen nachweisbar sein, um Konflikte mit dem Arbeitsschutz zu vermeiden.
- Remote-Pflegedienste benötigen mobile Lösungen für Außeneinsätze, da handschriftliche Aufzeichnungen im Feld unpraktisch sind.
Ein Speditionsunternehmen mit 200 LKW-Fahrern muss das Zeiterfassung Gesetz umsetzen – insbesondere die Lenkzeiten-Compliance gemäß § 21a ArbZG. Digitale Systeme wie GPS-Tracker erfüllen hier gleich zwei gesetzliche Vorgaben:
- Echtzeit-Daten für die Einhaltung der Lenkzeiten – zudem vermeiden sie teure Bußgelder.
- Automatische Warnungen bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit – außerdem entlasten sie die Disposition.
- Unternehmen ab 10 Mitarbeitern (Ausnahme: Kleinstbetriebe unter 10) – denn hier greift die gesetzliche Bagatellgrenze.
- Tarifgebundene Betriebe – es sei denn, der Tarifvertrag sieht Ausnahmen vor.
- Remote-Teams im Homeoffice oder Außendienst – Die gesetzliche Zeiterfassungspflicht gilt auch für Remote-Teams im Homeoffice – § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt lückenlose Aufzeichnungen. Mit Tools wie HRTime erfüllen Sie diese Pflicht zur Zeiterfassung automatisch, selbst bei flexiblen Arbeitsmodellen.
Ausnahmen vom Zeiterfassung Pflicht – Diese Betriebe sind frei!
Beispiel 1: Der Kreativ-Startup-Chef
Ein Designbüro mit 5 Mitarbeitern arbeitet projektbasiert und flexibel. Hier gilt: Keine Pflicht zur elektronischen Erfassung! Stattdessen reichen handschriftliche Notizen – solange Beginn, Ende und Pausen dokumentiert werden. Warum? Kleinstbetriebe profitieren von Ausnahmen, denn der Gesetzgeber will Bürokratie vermeiden.
Beispiel 2: Der Freiberufler mit Hybrid-Modell
Ein selbstständiger Architekt mit zwei Teilzeitkräften muss keine digitale Lösung einführen. Denn papierenbasierte Aufzeichnungen sind erlaubt – ideal für flexibles Arbeiten ohne IT-Overhead. Zudem spart er so Kosten für teure Software.
Ausnahmen im Überblick:
- Kleinstbetriebe – Die Zeiterfassung Pflicht sieht Ausnahmen für Kleinstbetriebe (<10 MA) vor – sofern keine tariflichen Pflichten bestehen. Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) reichen hier analoge Lösungen, solange Arbeitsbeginn, -ende und Pausen täglich dokumentiert werden – ganz ohne teure Software!
- Leitende Angestellte (z. B. Geschäftsführer mit Prokura) – denn sie haben Sonderstatus.
- Künstlerische Berufe mit nicht planbarer Arbeitszeit (z. B. freie Autoren) – da ihre Arbeit oft in „Inspirationsphasen“ stattfindet.
- Nicht gewinnorientierte Vereine (z. B. ehrenamtliche Strukturen) – schließlich arbeiten sie gemeinwohlorientiert.
Zeiterfassung Pflicht umsetzen:
5 Schritte zur Compliance
Checkliste: Gesetzeskonforme Zeiterfassung mit HRTime – Alles aus einer Hand
Zeit sparen, Kosten senken, Compliance sicherstellen
Schritt 1: Prüfen Sie, ob die Zeiterfassung Pflicht für Sie gilt!
Kleinstbetriebe (<10 MA): Betriebe ab 10 MA müssen digital erfassen – Kleinstbetriebe dürfen Stundenzettel nutzen.
Kleinstbetriebe (<10 MA) dürfen noch Stundenzettel verwenden – aber nur, wenn keine Tarifverträge digitale Erfassung vorschreiben.
Praxisbeispiel: Eine Gärtnerei mit 8 MA dokumentiert weiterhin handschriftlich. Gut zu wissen: Ab dem 11. Mitarbeiter greift die gesetzliche Zeiterfassungspflicht – sonst drohen Bußgelder bis 30.000 €!
- HRTime Starter-Paket (ab 4,00 €/Lizenz/Monat) reicht aus – nutzen Sie digitale Stundenzettel oder die PC-Erfassung.
⚠️ Mittelständische Betriebe (ab 10 MA):
HRTime Pro/Premium ist Pflicht – z. B. mit automatischen Warnungen bei Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG).
Schritt 2: Wählen Sie eine gesetzeskonforme Dokumentationspflicht der Arbeitszeit!
Die Zeiterfassung Pflicht verlangt revisionssichere Systeme – egal ob App, Terminal oder Excel. So entscheiden Sie richtig:
Zeiterfassungsmethoden:
- 🖥️ Terminal-Lösung: Fingerprint-Scanner für Schichtbetriebe (inkl. Ampelkonten für Gleitzeit).
- 📱 Mobile App: GPS-Tracking für Außendienst – automatische Lenkzeiten-Dokumentation. (§ 21a ArbZG).
- 💻 PC-Erfassung: Direkte Cloud-Eingabe im Homeoffice – keine manuellen Zettel.
Kernmodule für Ihre Branche:
- Personaleinsatzplanung (PEP): Erstellen Sie Schichtpläne mit Drag & Drop.
- Workforce Management: Vermeiden Sie Überlastung durch Echtzeit-Ressourcenanalysen.
Tipp: Testen Sie alle Methoden 14 Tage kostenlos!
Schritt 3: Schulen Sie Mitarbeiter – denn Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!
Laut § 17 ArbZG müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass die Zeiterfassung Pflicht korrekt umgesetzt wird. So geht’s:
HRTime-Features für Schulungen:
- Employee Self-Service: Mitarbeiter verwalten eigene Zeiten – reduzieren Sie Fehler um 70%.
- Kurzvideos: Integrierte Tutorials zur App-Nutzung (z. B. „Stempeln im Homeoffice“).
- Feedback-Workflows: Sammeln Sie Bedenken direkt im System – höhere Akzeptanz.
Workshops: Erklären Sie, warum die Dokumentation gesetzlich Pflicht ist – nicht nur wie.
Best Practice: Ein Handwerksbetrieb reduzierte Fehlerquote um 90% – durch monatliche Kurztrainings.
Praxisbeispiel: Logistikunternehmen nutzte HRTime-Schulungsberichte, um Problemzonen zu identifizieren.
Geldstrafen bis 30.000 € bei vorsätzlicher Nichtdokumentation (z. B. manipulierte Stempelzeiten).
Nachträgliche Klagen: Arbeitnehmer können nicht bezahlte Überstunden auch Jahre später einklagen – HRTime archiviert Daten 10 Jahre revisionssicher.
BMAS-Zitat: „Arbeitgeber tragen die Beweislast bei Streitigkeiten. Fehlende Aufzeichnungen gelten zu Lasten des Arbeitgebers.“
Schritt 4: Dokumentieren Sie Übergangsfristen – denken Sie an die Dokumentationspflicht der Arbeitszeit!
Die Zeiterfassung Pflicht gilt ab 2025, aber:
Bis 2026 gelten Ausnahmen für Gastronomie und Pflege (§ 23 ArbZG).
HRTime-Lösung: Automatische Fristen-Erinnerungen im System – nie wieder verpassen!
Achtung: Verstöße gegen Fristen kosten ab 5.000 € – unabhängig von der Betriebsgröße.
Automatische Compliance:
- Gesetzes-Updates: HRTime passt sich an neue Regelungen an (z. B. Übergangsfristen bis 2026).
- Fahrplan-Tool: Definieren Sie Meilensteine wie „Q2/2025: Testphase“ im System.
⚠️ Achtung: Nutzen Sie die Urlaubsmanagement-Funktion, um Resturlaube gesetzeskonform zu berechnen.
Schritt 5: Kontrollieren Sie stichprobenartig die erforderliche Zeiterfassung!
Das Arbeitszeitgesetz verlangt regelmäßige Checks (§ 19 Abs. 3). So geht’s effizient:
- 10% der Datensätze/Monat: Identifizieren Sie Risiken wie vergessene Pausen oder Manipulation.
- HRTime-Pro-Trick: Nutzen Sie automatische Compliance-Reports – z. B. „Überstunden > 10h/Woche“.
Automatik-Reports:
- Überstundenberichte: Identifizieren Sie Risikoteams per Klick.
- Manipulationsschutz: Nachvollziehbare Historie aller Zeitänderungen.
Push-Benachrichtigungen: Erinnern Sie Homeoffice-MA ans Stempeln – Fehlerquote sinkt auf 2%.
Erfolgsstory: Ein IT-Startup sparte 200 h/Jahr durch digitale Kontrollen – bei 0 Verstößen!
HRTime-All-in-One-Features im Überblick
| Modul | Funktionen | Relevanz für Ihre Checkliste |
|---|---|---|
| Digitale Personalakte | Zentrale Verwaltung von Verträgen, Zertifikaten | Dokumentation für Kontrollen (Schritt 5) |
| Analysen & Berichte | 260+ Vorlagen (z. B. Krankheitstrends) | Identifizieren Sie Verstöße (Schritt 5) |
| Genehmigungsworkflows | Mehrstufige Freigaben für Überstundenauszahlung | Schulungen optimieren (Schritt 3) |
| DATEV-Integration | Automatisierte Lohnabrechnung | Reduziert Administrationsaufwand (Schritt 2) |
Paketauswahl - Vorgeschriebene Zeiterfassung – Welches HRTime-Paket passt?
| Paket | Preis (pro Lizenz/Monat) | Top-Features für Ihre Checkliste |
|---|---|---|
| Starter | Ab 4,00 € | Grundlegende Zeiterfassung, Urlaubsplanung |
| Pro | Ab 5,50 € | GPS-Erfassung, digitale Personalakte, Compliance-Reports |
| Premium | Ab 7,50 € | Tarifmodelle, Schichtplanung, Maschinen-Einsatzplanung |
Zusammenfassung: Warum HRTime perfekt zu Ihrer Checkliste passt
- Alles aus einer Hand: Von der Betriebsgrößen-Prüfung (Schritt 1) bis zur Kontrolle (Schritt 5).
- Kosteneffizienz: Bis zu 80% weniger manuelle Arbeit – ideal für Übergangsfristen (Schritt 4).
- Rechtssicherheit: DSGVO-konform, Hosting in Deutschland (Schritt 5).
Jetzt HRTime 14 Tage kostenlos testen und Checkliste abhaken!
Zeiterfassung Pflicht 2025: Neue gesetzliche Pflichten für Arbeitgeber
§ 3 ArbZG (Systematik-Pflicht): Ab 2025 müssen Arbeitszeiten lückenlos und systematisch erfasst werden – Stichproben reichen nicht mehr aus.
Keine Bagatellgrenze: Auch Kleinstbetriebe (<10 MA) unterliegen der Zeiterfassungspflicht – analoge Lösungen sind erlaubt, sofern keine Tarifverträge dagegen sprechen.
Digitale Lösungen im Fokus: Das BMAS empfiehlt elektronische Systeme, da sie revisionssicher sind und Überstunden/Pausen automatisch protokollieren.
Praxis-Tipp mit HRTime: Nutzen Sie die automatische Zeiterfassung, um BMAS-Vorgaben zu erfüllen – inkl. Protokollierung von Überstunden und Pausen.
Zeiterfassung Pflicht und Arbeitnehmerrechte - Das steht Ihnen zu!
Einsichtsrecht: Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Zeiterfassungsdaten über das HRTime-Self-Service-Portal einsehen.
Schutz vor Überlastung: Arbeitgeber müssen Überschreitungen der Höchstarbeitszeit (8h/Tag) aktiv unterbinden – HRTime warnt automatisch bei ≥9 Stunden.
Ruhezeiten-Compliance: Mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhe pro Tag – HRTime blockiert Schichtpläne, die dagegen verstoßen.
Zeiterfassungspflicht umsetzen: - So geht’s gesetzeskonform
-
Dokumentationspflicht erfüllen (§16 ArbZG)
-
HRTime-Feature: Automatische Erfassung von Start, Ende, Pausen, Überstunden – keine manuellen Einträge mehr.
Gesundheitsschutz garantieren (§5 ArbZG)
-
HRTime-Feature: Blockierung von Schichtplänen, die die 11-Stunden-Ruhezeit unterschreiten.
Transparenz schaffen (§17 ArbZG)
-
HRTime-Feature: Monatliche Arbeitszeit-berichte für Betriebsräte – inkl. Export als PDF/Excel.
-
Das ändert sich 2025 - BMAS-Update
- Keine Ausnahmen für Vertrauensarbeitszeit: Auch bei flexiblen Modellen muss die tägliche Arbeitszeit erfasst werden.
- Mobile Arbeit: Für Homeoffice-Mitarbeiter gelten dieselben Regeln wie vor Ort – HRTime bietet GPS-Zeitstempel für standortunabhängiges Erfassen.
- Nachweis-Dauer: Aufzeichnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden – HRTime archiviert sie automatisch.
Die Zeiterfassung Pflicht ist komplex – aber mit der richtigen Vorbereitung kein Problem. HRTime unterstützt Sie bei der gesetzeskonformen Umsetzung: Von der Betriebsprüfung bis zur Archivierung.
- Gesetzeskonforme Vorlagen: Integrierte Arbeitszeitverträge nach § 3 ArbZG.
- Audit-Sicherheit: Exportieren Sie alle Daten für Betriebsprüfungen mit einem Klick.
- DSGVO-konform: Serverstandort Deutschland, verschlüsselte Übertragung.
Letzte Aktualisierung: 18. Februar 2025 | Quelle: BMAS, ArbZG, HRTime-Features
FAQs zur Zeiterfassung Pflicht
Muss ich als Kleinunternehmer wirklich ab 2025 umstellen?
▶
Nein! Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern sind von der elektronischen Pflicht ausgenommen. Einfache Stundenzettel reichen – solange sie täglich geführt werden. Das BMAS empfiehlt jedoch, spätestens 2026 nachzurüsten.
Drohen wirklich Bußgelder bis 30.000 €?
▶
Ja, aber nur bei vorsätzlichen Verstößen. Kontrollieren Sie stichprobenartig und nutzen Sie Übergangsfristen (1–5 Jahre je nach Betriebsgröße). Mildermaßnahmen gelten für Ersttäter.
Was tun, wenn Mitarbeiter die Erfassung verweigern?
▶
Hier hilft klare Kommunikation:
1. Erklären Sie die gesetzliche Pflicht
2. Bieten Sie Schulungen an
3. Ziehen Sie bei Bedarf den Betriebsrat hinzu
Dürfen Mitarbeiter ihre Zeiten selbst erfassen (z.B. im Homeoffice)?
▶
Antwort: Ja, aber der Arbeitgeber muss die Richtigkeit kontrollieren.
HRTime-Lösung: Nutzen Sie Foto-Stempeln per App mit GPS-Zeitstempel – manipulationssicher!
Müssen Pausen genau dokumentiert werden?
▶
Vorgabe: Ja, 30 Minuten bei 6–9 Stunden Arbeit.
HRTime-Feature: Automatisches Pausentracking – nie wieder manuelle Eingaben!
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Vertrauensarbeitszeit?
▶
Ja! Auch flexible Modelle erfordern die tägliche Dokumentation.
➔ HRTime- bietet App-Lösungen mit GPS-Zeitstempel für Homeoffice.
Wie lange müssen Aufzeichnungen gespeichert werden?
▶
2 Jahre – HRTime archiviert automatisch und DSGVO-konform. (§ 17 Abs. 1 ArbZG)
